Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)

Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)

Le Bureau de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) du Centre de la sécurité des télécommunications (CST) est chargé d’appliquer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le compte du CST et d'assumer le rôle de centre d’expertise à cet égard.

Le Bureau traite les demandes officielles présentées aux termes de ces lois, répond aux demandes de consultation reçues des autres institutions fédérales et s’occupe des plaintes déposées auprès des Commissaires à l’information et à la protection de la vie privée. Il sensibilise aussi les employés aux dispositions des deux lois, et, de façon générale. Il aide le Centre à respecter ses engagements en matière de protection de la vie privée tout en supportant le droit des demandeurs d’accéder aux documents qui relève du CST.

Le CST publie les présents renseignements afin d'aider le public à accéder à des documents gouvernementaux au moyen de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le site présente les coordonnées des personnes-ressources, les liens vers les formulaires de demande et d’autres renseignements utiles. Pour de plus amples renseignements, vous pouvez également consulter la Foire aux questions.

Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale se trouvant au Canada un droit d'accès aux documents relevant des institutions fédérales, sous réserve d'exceptions précises et limitées. La Loi sur l'accès à l'information prévoit également que les décisions relatives à la divulgation des renseignements peuvent être examinées indépendamment du gouvernement. Bien que la Loi confère le droit de demander accès à des dossiers existants, elle ne permet pas aux institutions de créer des dossiers ou de répondre à des questions précises à la suite d’une demande.

La Loi sur l'accès à l'information indique aussi qu'elle a pour objet de compléter les modalités existantes d'accès aux documents de l'administration fédérale, sans chercher à restreindre le genre de renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public, ce qui dénote l'importance de l'accès informel. Le gouvernement du Canada fait preuve d'ouverture et de transparence, et il respecte l'esprit et la lettre de la Loi sur l'accès à l'information, du Règlement sur l'accès à l'information et des instruments politiques connexes.

Qui peut présenter une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Tout citoyen canadien ou résident permanent, toute société et toute personne qui n'est pas citoyenne canadienne ou résidente permanente, mais se trouve au Canada au moment de la demande peuvent présenter une demande aux termes de la Loi sur l'accès à l'information.

Remarque : Si vous ne respectez pas les critères d’admissibilité, vous pouvez demander à un tiers ou à un représentant de présenter une demande. S’il s’agit d’une demande de renseignements personnels, un formulaire de consentement écrit autorisant la communication de vos renseignements personnels à votre représentant doit accompagner la demande.

Si vous êtes un citoyen canadien ou un résident permanent qui vit à l’étranger, une preuve de citoyenneté doit accompagner votre demande. Une copie de votre acte de naissance ou de votre passeport suffit.

Comment présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Des frais de traitement initiaux de 5 $ sont exigés pour les cinq premières heures de recherche et de préparation. Si la recherche prend plus de cinq heures, une estimation des frais applicables est effectuée et un relevé détaillant les coûts est envoyé au demandeur. Les frais de recherche et de préparation au-delà de la limite de cinq heures sont calculés au taux de 2,50 $ le quart d’heure. D’autres frais peuvent également être imposés au demandeur. Pour de plus amples renseignements sur les frais, consultez l'article 7 du Règlement sur l'accès à l'information.

Vous pouvez présenter votre demande au moyen de la Demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne ou par courriel en utilisant le Formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, soit en envoyant une demande écrite qui décrit les dossiers que vous cherchez et fournit le plus de détails possible pour que les renseignements soient plus faciles à repérer. Si vous n’utilisez pas le formulaire officiel, vous devez mentionner que vous demandez les renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et que vous êtes un citoyen canadien ou un résident permanent ou que vous vous trouvez au Canada. La demande doit être envoyée à l'adresse suivante :

Centre de la sécurité des télécommunications
Coordonnateur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels
C.P. 9703
Terminus
Ottawa (Ontario)
K1G 3Z4
(613) 991-8443
atip-aiprp@cse-cst.gc.ca

Pour que le CST puisse traiter une demande présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les exigences suivantes doivent être respectées :

  • toutes les demandes doivent être par écrit et comprendre une signature originale;
  • des frais de 5 $ doivent être payés au moment de présenter la demande;
  • les frais peuvent être acquittés par chèque ou mandat libellé au nom du receveur général du Canada;
  • les cartes de crédit ne sont pas acceptées.

La demande doit être formulée en termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document moyennant un effort raisonnable.

Conseils pour remplir une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Étant donné les coûts associés au traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, nous vous conseillons vivement de décrire aussi précisément que possible les renseignements que vous souhaitez obtenir, afin que nous puissions les trouver et les traiter dans les plus brefs délais. Une demande économiquement rentable porte sur des dossiers (p. ex., une note de service ou une note d’information sur un sujet donné) qui ont été produits au cours d’une période précise.

Le coût associé au traitement d’une demande et le temps qui y est consacré peuvent être sensiblement réduits en excluant une partie ou la totalité des documents suivants de la portée de votre demande :

  • les versions provisoires;
  • les duplicatas;
  • les courriels;
  • les dossiers en anglais s'ils existent en français;
  • les documents qui proviennent d'une autre institution fédérale.

Vous pouvez séparer votre demande en soumettant des demandes distinctes. Les frais initiaux seront exigés pour chaque demande, mais en plus d'avoir droit à cinq heures de recherche gratuites, vous aurez la possibilité d'obtenir gratuitement les 125 premières pages concernant chaque demande.

Remarque : Aucune demande ambiguë ne sera traitée avant l’obtention de précisions. Le Bureau de l'AIPRP vous enverra un avis de clarification pour confirmer par écrit la nouvelle portée de la demande avant de continuer à traiter le dossier.
Assurez‑vous de fournir un numéro de téléphone où nous pouvons vous joindre pendant la journée ou une adresse électronique nous permettant de communiquer avec vous au besoin.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger la vie privée des personnes relativement à leurs renseignements personnels. Elle vise aussi à régir la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de ces renseignements par le gouvernement fédéral en accordant aux personnes (y compris à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des citoyens ni des résidents permanents) le droit de consulter les renseignements personnels les concernant.

Qui peut présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Tout citoyen canadien ou résident permanent et toute personne se trouvant au Canada peut présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Si vous êtes un citoyen canadien ou un résident permanent qui vit à l’étranger, une preuve de citoyenneté doit accompagner votre demande. Une copie de votre acte de naissance ou de votre passeport suffit.

Remarque : Si vous n’avez pas le droit de présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez demander à un tiers ou à un représentant d’obtenir vos renseignements personnels en présentant une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Un consentement écrit autorisant le CST à communiquer vos renseignements personnels à votre représentant doit accompagner la demande.

Comment présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Il n’y a pas de frais associés au traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n’en coûte rien non plus pour faire une demande en vertu de cette loi.
Conformément au paragraphe 13(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la demande de communication de renseignements personnels se fait par écrit auprès de l’institution fédérale de qui relèvent les renseignements. La demande doit contenir des indications suffisamment précises sur la localisation et la nature des renseignements pour que l’institution puisse les retrouver facilement.

Pour que le CST puisse traiter une demande présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l'information suivante est exigée :

  • le nom au complet;
  • la date de naissance (seulement dans le but d'établir l'identité de la personne);
  • les fichiers de renseignements personnels à consulter (d’après Info Source);
  • une adresse où expédier l'information;
  • une signature originale (nous ne pouvons pas traiter les demandes envoyées par télécopieur ou par courriel puisqu'elles ne contiennent pas la signature originale);
  • si vous présentez une demande concernant les renseignements personnels d'une autre personne, la demande doit être accompagnée d'un formulaire de consentement signé par la personne concernée autorisant le CST à vous communiquer ses renseignements personnels.

Vous pouvez présenter votre demande au moyen de la Demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne ou par courriel en utilisant le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, soit en rédigeant une lettre. Assurez-vous de fournir le plus de détails possible pour que les renseignements soient plus faciles à repérer. Si vous n’utilisez pas le formulaire officiel, vous devez mentionner que vous demandez les renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et que vous êtes un citoyen canadien ou un résident permanent ou que vous vous trouvez au Canada. La demande doit être envoyée à l'adresse suivante :

Centre de la sécurité des télécommunications
Coordonnateur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels
C.P. 9703
Terminus
Ottawa (Ontario)
K1G 3Z4
(613) 991-8443
atip-aiprp@cse-cst.gc.ca

Remarque : Les fichiers de renseignements personnels peuvent être désignés au moyen d’un nom ou d’un numéro. Pour de plus amples renseignements sur la présentation d’une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez consulter Info Source, publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Principes sur l’assistance aux auteurs de demandes

Pour traiter votre demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, nous :

  • traiterons votre demande sans égard à votre identité;
  • vous offrirons une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande;
  • vous fournirons des renseignements au sujet de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information du Canada ou du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada;
  • communiquerons avec vous sans retard indu si nous avons besoin de précisions au sujet de votre demande;
  • déploierons tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les dossiers demandés qui relèvent de l'institution fédérale;
  • appliquerons des exceptions précises et limitées aux dossiers demandés;
  • vous fournirons des réponses exactes et complètes;
  • vous communiquerons promptement les renseignements demandés;
  • vous fournirons, s'il y a lieu, les dossiers sur le support et dans la langue officielle de votre choix;
  • vous offrirons un endroit approprié au sein de l'institution fédérale pour examiner les renseignements demandés.

Comment déposer une plainte

Les demandeurs qui ne sont pas satisfaits de la réponse à la demande qu’ils ont présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont le droit de déposer une plainte auprès du :

Commissariat à l'information du Canada (Loi sur l'accès à l'information)
30, rue Victoria
Gatineau, Québec
K1A 1H3
Numéro sans frais : 1-800-267-0441
Courriel : general@oic-ci.gc.ca

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Loi sur la protection des renseignements personnels)
30, rue Victoria
Gatineau, Québec
K1A 1H3
Numéro sans frais : 1-800-282-1376
Téléphone : 819-994-5444
ATS : 819-994-5444

Avant de déposer une plainte, nous vous conseillons de communiquer avec nous afin que nous puissions soit rectifier la situation, soit vous fournir des précisions sur les raisons pour lesquelles les renseignements n’ont pu vous être communiqués.

Comment nous joindre

Centre de la sécurité des télécommunications
Coordonnateur - Accès à l'information et de protection des renseignements personnels
C.P. 9703, Terminus
Ottawa (Ontario) K1G 3Z4
Téléphone : 613-991-8443
Télécopieur : 613-991-5702
atip-aiprp@cse-cst.gc.ca

Heures d'ouverture : du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 16 h 30, heure de l'Est.

Loi sur l'accès à l'information :

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